طراحی سیستم حسابداری قسمت دوم؛ مراحل تهیه جدول گزارش دهی

همانطور که در قسمت اول طراحی سیستم حسابداری گفته شد، اولین کار یک حسابدار در ورود به یک سازمان جدید میکند این است که اتنظارات و خواسته های کارفرما را دقیق بررسی کند و مطابق آن تیم حسابداری، سیستم و نرم افزار های لازم را تدارک ببیند. در این مقاله به چگونگی تهیه جدول گزارش دهی میپردازیم.

اگر در اولین روزهای همکاری انتظارات طرفین نسبت به امور مالی مشخص نباشد، خیلی زود موجبات دلخوری و اختلاف به‌وجود خواهد آمد. جدول یا ماتریس گزارش‌دهی، ابزاری است که همه خواسته‌ها و انتظارات کارفرما را به صورت شفاف، مستند و رسمی ثبت می‌کند. این جدول حتی برای کارفرماهایی که دانش کافی در زمینه مدیریت مالی ندارند نیز راهگشاست، زیرا به آن‌ها اجازه می‌دهد کلیه نیازهای احتمالی خود را بنویسند و بر اساس امکانات واقعی سازمان، نسبت به دریافت خروجی‌های عملیاتی برنامه‌ریزی کنند. دارد.

اجزای کلیدی جدول گزارش‌دهی، عموماً شامل ستون‌های زیر است:

عنوان گزارش: تعیین نوع گزارش (مثلاً گردش حساب، بهای تمام شده، دوره وصول مطالبات و…)

جزئیات گزارش:محتوای دقیق هر گزارش (مانند روند فروش یا نقدینگی).زمان‌بندی: مشخص کردن تناوب گزارش‌ها، مانند روزانه، هفتگی یا ماهانه.توزیع: تعیین اینکه گزارش به چه کسانی ارائه شود (مدیرعامل، مدیر فروش یا مدیر امور مالی).

تأییدکنندگان:افرادی که باید پیش از نهایی شدن گزارش آن را تأیید کنند.

مراحل حرفه‌ای تنظیم انتظارات و وظایف مالی

۱. آماده‌سازی کامل‌ترین جدول گزارش‌دهی:

حسابدار، متناسب با نوع کسب‌وکار و سطح دانش کارفرما، باید جامع‌ترین فهرست گزارشات و اطلاعات قابل ارائه را آماده کند تا کارفرما بتواند بر اساس نیاز واقعی خود انتخاب کند. الگوبرداری از شرکت‌هایی مانند جنرال الکتریک که از ماتریس‌های گزارش‌دهی مبتنی بر KPI (شاخص‌های کلیدی عملکرد) استفاده می‌کنند، به کارفرما کمک می‌کند نیازهای خود را به شکلی ساختاریافته بیان کند.

• همیشه جدول گزارش‌دهی را با همکاری کارفرما تهیه و نهایی کنید.
• حتی اگر کارفرما خودش مطلع نیست، شما باید صورت کامل گزارش‌های ممکن را آماده کنید.
• دست کارفرما را باز بگذارید که از بین موارد، نیاز واقعی خود را انتخاب کند.

۲. ثبت توافقات به صورت رسمی:

پس از انتخاب آیتم‌های مورد نیاز توسط کارفرما، همه این توافقات باید در صورتجلسه‌ای کتبی درج شود. این صورتجلسه با امضای طرفین، مرجع رسمی انتظارات و ارزیابی عملکرد واحد مالی خواهد بود.

• تمام انتظارات و توافقات را صورتجلسه و امضا کنید.
• در صورتجلسه بنویسید که چه گزارش‌هایی، بر چه مبنا و چه زمانی، باید تهیه شود.
• این کار جلوی درخواست‌های غافلگیرکننده یا تغییر مکرر انتظارات را می‌گیرد.

۳. تناسب بین امکانات سازمان و خواسته‌ها:

پس از مشخص شدن گزارش‌های مورد نیاز، باید تعیین شود:

• آیا اصلاً سازمان ظرفیت تولید یا ثبت اطلاعات آن گزارش را دارد؟
• اگر بعضی گزارش‌ها عملاً شدنی نیست، این موضوع با دلیل برای کارفرما توضیح داده شود.

۴. مطالبه امکانات مورد نیاز پس از توافق:

پس از نهایی شدن جد‌ول گزارش‌دهی، حسابدار می‌تواند با پشتوانه توافق صورت‌گرفته، درخواست ابزار، سیستم، نرم‌افزار یا نیروی مورد نیاز را مطرح کند و با استقبال بیشتری از سوی کارفرما روبرو خواهد شد.

۵. مدیریت تغییر و افزایش انتظارات:

هر نوع تغییر یا اضافه شدن گزارشات باید دوباره طی روال رسمی صورت‌جلسه و به توافق برسد. این رویه جلوی درخواست‌های ناگهانی و بی‌برنامه را می‌گیرد. شرکت‌های فناوری مانند گوگل، از روش‌های چابک (Agile) برای به‌روزرسانی گزارشات و تطابق با نیازهای جدید استفاده می‌کنند. این الگو برای اصلاح صورتجلسات و توافق‌های جدید قابل اجراست.

• شما موظفید نه‌تنها خواسته‌های کارفرما را بگیرید، بلکه با توجه به محدودیت‌های سازمان، امکان‌سنجی و صادقانه اعلام کنید که چه گزارش‌هایی شدنی است و کدام‌ها نیست.
• این شفاف‌سازی در ابتدای مسیر از بسیاری اختلافات آینده جلوگیری می‌کند.

رمز موفقیت در حسابداری حرفه‌ای: شفافیت

از دیدگاه حرفه‌ای، جدول گزارش‌دهی یک ابزار حیاتی برای مدیریت مالی هر سازمان است. این ابزار در کنار کاهش سوءتفاهم‌ها، امکان مدیریت منابع، تسهیل فرآیندها و ایجاد تعامل سازنده میان واحد مالی و کارفرما را فراهم می‌کند.

مشاوران گروه مالی و حسابداری آتا آماده‌اند تا با ارائه راهکارهای حرفه‌ای و اصولی در این زمینه، شما را در مسیر شفافیت مالی و مدیریتی یاری دهند.

گروه حسابداری آتا – همیار هوشمند شفافیت و موفقیت مالی شما