طراحی سیستم حسابداری قسمت سوم؛ مهم ترین نیاز گزارشی در هر کسبوکار
همانطور که در قسمت دوم طراحی سیستم حسابداری گفته شد، پس از توافق بر گزارش های مورد نیاز سازمان، در این مقاله به مهمترین گزارش هایی که یک حسابدار باید به کارفرما ارائه بدهد، می پردازیم.
گزارشاتی که در حوزه فعالیت حسابدار است هم در حوزه حسابداری هم مالی و هم شامل تکالیف قانونی را شامل میباشد. سعی ما این است که کامل ترین گزارش ها را به کارفرما پیشنهاد بدهیم، اول اینکه تخصص و اشراف تخصصی حسابدار به امور مشخص میشود. و دوم اینکه در بسیاری از مواقع مدیران کسب و کار در مورد اینکه بخش مالی چه عمقی از تاثیر را دارند دچار ضعف دانش هستند پس ما با ارایه این بخش، دید جدیدی به مدیران کسب و کار از اشراف به حوزه ی کاری میدهیم. در نهایت هم باید این لیست با توجه به هرکسب و کار و صنعتی شخصی سازی بشود.
فهرست محتوا
1- گزارشات مدیریت نقدینگی:
گزارشات مدیریت نقدینگی فارغ از اینکه شرکت تولیدی، بازرگانی یا پیمانکاری است، حیاتیاند. مهمترین گزارش این حوزه، بودجه نقدی روزانه است که پیشبینی و مدیریت جریان وجوه نقد را ممکن میکند. بودجه نقدی به مدیرعامل امکان میدهد هر روز در جریان آخرین وضعیت نقدینگی و تعهدات سازمان باشد.
انواع گزارشهای کلیدی مدیریت نقدینگی
بودجه نقدی روزانه: تهیه و تصویب روزانه توسط مسئول مالی برای مدیریت وجوه نقد، خریدها، و تعهدات آتی.
گزارش تعیین رأس فاکتور: تطبیق چکها و فاکتورها برای پیگیری و کنترل فروشهای مدتدار و اطمینان از رعایت تعهدات.
گزارش گردش حساب: تعیین بدهکاران و بستانکاران، تاریخ و مبلغ و پیگیری مطالبات و بدهیها (معمولاً هفتگی تهیه و توزیع میشود).
گزارش دوره وصول مطالبات: پیگیری سقف اعتبار و مدت زمان بازیافت نقدینگی از مشتریان و طرفهای تجاری (معمولاً ماهانه).
2- گزارشهای مربوط به سازمان تأمین اجتماعی:
پرداخت و تسویه امور بیمه کارکنان تا روز ۲۵ هر ماه.
ثبت بیمه پیمانکاران هنگام عقد قرارداد یا پایان پروژه.
3- گزارشهای مالیاتی:
ارسال اظهارنامه ارزش افزوده تا روز دهم پس از پایان هر فصل.
ارسال گزارشهای خرید و فروش موضوع ماده ۱۶۹ تا چهل روز پس از پایان فصل.
پرداخت مالیات بر درآمد حقوق کارکنان تا روز بیستم ماه.
ارسال اظهارنامه عملکرد (حقیقی تا پایان خرداد و حقوقی تا پایان تیر).
هدف: جلوگیری از بروز تخلفات مالیاتی و بیمهای و شفافسازی وظایف کاری واحد مالی.
4- گزارشهای مدیریت فروش و خرید:
گزارشهای بخش فروش:
روند فروش به تفکیک مشتریان، محصولات و مناطق جغرافیایی.
تحلیل حساسیت قیمت فروش (تأثیر افزایش یا کاهش قیمت کالا بر حجم فروش).
گزارش قیمتهای رقابتی در بازار (بررسی قیمت فروش رقبا).
ترکیب فروش کالاها و میزان تغییرات در سبد فروش نسبت به دورههای قبل.
گزارشهای بخش خرید:
تحلیل خریدهای ریالی و تعدادی (چه محصولاتی، به چه تعداد، از چه تأمینکنندگانی و با چه قیمتی خریداری شدهاند).
صرفهجویی ریالی و مقداری در خریدهای مواد اولیه و ملزومات مصرفی.
کنترل روند مصرف مواد اولیه و ملزومات بهصورت منظم برای جلوگیری از اسراف.
هدف: شناسایی فرصتهای بهینهسازی، کاهش هزینهها و افزایش شفافیت در تصمیمگیری.
5- گزارشهای بهای تمامشده:
یکی از مهمترین دغدغههای مدیران و کارفرمایان، پایش و تحلیل بهای تمامشده کالاها و خدمات است. در این بخش، گزارشهایی از قبیل زیر ارائه میشود:
آنالیز دقیق بهای تمامشده محصولات (مواد اولیه، دستمزد و سربار).
پایش ترکیب هزینهها و بررسی میزان تغییرات نسبت به دورههای قبل.
برآورد قیمت تمامشده در روشهای تولید مختلف برای بهبود فرآیندها.
شناسایی و رفع گلوگاههای تولید و کاهش عوامل توقف یا دوبارهکاری در فرآیند تولید.
ارائه گزارشات مقایسهای مواد اولیه مصرفی و تأثیر آن بر کیفیت و هزینههای تولید.
هدف: کنترل و کاهش بهای تمامشده و حفظ حاشیه سود و کمک به تصمیمگیری در تعیین قیمت نهایی محصولات و خدمات.
با ایجاد شفافیت و مدیریت تغییرات، گزارشات با کیفیت و دقت بیشتری تهیه شده و ارائه میشود.
6- مدیریت سود و زیان:
گزارش پرونده سودآوری محصولات:
تحلیل سودآوری محصولات در بازههای زمانی بلندمدت.
امکان شناسایی محصولات زیانده و بررسی علل زیان.
کمک به مدیریت جهت تخصیص منابع به تولید محصولات سودآور.
گزارش پرونده سودآوری مشتریان:
بررسی سودآوری مشتریان براساس نوع خرید آنها.
شناسایی مشتریانی که سودآوری بیشتر دارند و تمرکز فروش بر آنها.
گزارش نقطه سر به سر تولید و حاشیه فروش:
تحلیل هزینهها و درآمدها برای یافتن نقطه سر به سر و سودآوری محصولات.
گزارشهای مدیریت حوزه هزینهها
هزینه به تفکیک مراکز هزینه:
شفافسازی هزینههای سازمان برای هر مرکز یا بخش.
گزارشات امکانسنجی سرمایهگذاری:
ارزیابی پروژهها و خطوط تولید جدید، بررسی بازدهی و جریانات بازگشت سرمایه.
گزارشات سودآوری در واگذاری بخشی از تولید به پیمانکار:
مقایسه هزینههای تولید داخلی و خارجی.
شناسایی بخشهایی که سودآوری بیشتری با استفاده از پیمانکار دارند.
7- ارزیابی عملکرد کارکنان و واحدها:
ارزیابی عملکرد واحدها:
بررسی خروجی هر واحد و سنجش عملکرد با توجه به هزینههای اختصاصیافته.
شناسایی واحدهایی با عملکرد پایین و ارائه راهکار برای بهبود.
ارزیابی عملکرد کارکنان:
بررسی بهرهوری کارکنان و شناسایی افراد با عملکرد پایین.
تعریف معیارهای قابل سنجش برای بهرهوری.
ارزیابی عملکرد در فرآیندها:
بررسی تعامل واحدها و فرآیندهای سازمانی برای شناسایی نقاط گلوگاه.
ارائه راهکار برای بهبود تعامل و جریان کاری میان واحدها.
8- مدیریت بهبود مستمر:
زمانسنجی فرآیندهای تولید:
تحلیل زمانبندی تولید برای کاهش گلوگاهها و افزایش بهرهوری.
مدیریت هزینه در مراکز هزینه:
شناسایی و بهینهسازی هزینهها در مراکز مختلف سازمان.
ظرفیتسنجی ماشینآلات و تجهیزات:
تحلیل ظرفیتهای تولید و پیشنهاد استفاده بهینه از ظرفیتهای خالی.
بازاریابی ظرفیتهای خالی برای افزایش بهرهوری و سودآوری سازمان.
مزیتهای جدول گزارشدهی کامل:
شفافیت و اطلاع کارفرما:
تمامی گزارشات مورد نیاز کارفرما در یک جدول جامع ثبت میشود، با مشخص بودن محتوا، بازه زمانی، و فرآیند تایید و توزیع.
برنامهریزی کارآمد:
امکان تهیه و تنظیم گزارشات براساس زمانبندی مشخص، جلوگیری از فشارهای کاری ناگهانی.
اطمینان کارفرما:
کارفرما خیال راحت خواهد داشت که تمامی اطلاعات لازم به موقع، دقیق و کامل در اختیارش قرار میگیرد.
جمعبندی راهبردی:
جدول گزارشدهی کامل نقطه شروعی برای شفافسازی نیازهای اطلاعاتی کارفرما و ارتقای عملکرد واحد مالی است. این ابزار نهتنها به مدیریت تصمیمگیری بهینه کمک میکند، بلکه از اختلافات آتی میان واحد مالی و کارفرما جلوگیری میکند.
دانلود نمونه ای از یک جدول گزارش دهی کامل
(توجه بشود که بسته به نوع کسب و کارهای و صنایع مختلف، تعداد گزارشات باید شخصی سازی بشوند.)
